Konferens, kickoff, personalfest eller matlagningskurs? Ja, dessa är helt olika begrepp som dock har en gemensam nämnare. Alla kan gott och väl fungera som företagsevent.
Vad är ett företagsevent? Det är en tillställning som har för avsikt att framhäva företagsidéer, förmedla framtida planer eller skapa en bra sammanhållning. Konceptet delas på två, nämligen externa och interna företagsevent. Som begreppen själva antyder så riktar sig ett externt företagsevent mot intressenter som inte är anställda på företaget. Ett internt företagsevent inkluderar kollegor och medarbetare. Oavsett vilken typ av event vi pratar om så siktar det på att öka deltagarnas medvetenhet angående företagets värderingar, verksamhet och produktsortiment.
Idag är konferens och personalfesternas tid mer eller mindre över. Istället satsas det på intressanta tillställningar som oftast inkluderar olika typer av aktiviteter. Det kan handla om allt från vinprovningar till guidade turer i vår vackra svenska natur. Tanken är att göra något tillsammans som är roligt och som skapar mervärde. Givetvis pratas det om företaget och värden förmedlas samtidigt som deltagarna njuter av evenemanget.
Vad behöver du tänka på?
Vad behöver du tänka på när du ska arrangera ett företagsevent? Helt klart är det många aspekter som du bör ta hänsyn till. Här kommer några nyttiga frågor som du kan titta på innan förberedelserna börjar.
- Är företagseventet externt eller internt?
- Vilka deltagare riktas det till?
- Hur många ska medverka?
- Vilken typ av event ska du satsa på? Ska det vara en tillställning inkluderande utomhusaktiviteter eller någon typ av kurs?
- Vilka steg måste du ta för att lyckas med evenemanget?
- Behöver du boka en lokal?
- Behöver du boka talare?
- Ska catering bokas? Vilken typ av mat ska serveras? Finns det allergiker bland deltagarna?
- Hur ska du informera alla om eventet?
- Behöver du hjälp? Ska du anlita en professionell arrangör som kan medverka?
Som du ser är det en hel del frågor som du bör tänka på. Först och främst är det kanske bäst att bestämma sig vilken typ av tillställning eventet ska innehålla. Ska ni ute på fisketur eller en guidad tur ute i skogen behöver du informera om väder och passande klädsel. Ska ni på konsert eller drinkar så gäller det andra råd och regler som ska förmedlas. Syftet är att kunna skapa en bra stämning, en rolig upplevelse samtidigt som arrangemanget ger chansen att prata om företaget och dess framtid. Det är en tuff uppgift men inte omöjlig. Utbudet av tillställningar är stort och hjälp finns att få så var lugn.
Kostnader och budgetering
En viktig faktor att tänka på är kostnaden för företagseventet. I de flesta fall finns det en förutbestämd budget, en summa som företaget avsett för tillställningen. Hur ser det beloppet ut? Vad kommer du att ha råd med inom den budgeten? Kan alla tänkta deltagare inkluderas med tanke på kostnaden eller måste budgeten justeras? För att svara på alla dessa frågor måste du vara införstådd med två saker – budgetens storlek och va du planerar att göra. Olika event kostar olika mycket, så enkelt är det. Därför är det viktigt att synka båda aspekterna så att de fungerar ihop. Kostnad och event ska gå ihop.
Lättast är det att titta på vad olika tillställningar kostar per person och jämföra utgiften med budgeten. Ifall det inte går ihop kan du fortsätta titta på olika alternativ tills du hittar något som passar. Har du svårt att orientera dig? Inga problem! Idag finns det gott om olika företag med gedigen erfarenhet och som kan hjälpa till med val av företagsevent. Så en sådan konsultation kan vara av stor nytta om du känner dig kluven.
